Custo de armazenagem: o que compõe o valor e como comparar propostas de 3PL

Custo de armazenagem é o que a empresa paga para guardar e movimentar a mercadoria, seja no galpão próprio, seja num operador 3PL (third-party logistics, o prestador que executa a armazenagem e a distribuição para o cliente). Custo de estoque é mais amplo: inclui o dinheiro empatado no produto parado, além das perdas por avaria, vencimento e obsolescência.

Os dois conceitos andam juntos, mas respondem a perguntas diferentes:

• Custo de armazenagem: quanto custa ocupar espaço e manusear a carga. É o valor que aparece na fatura do armazém.
• Custo de estoque: quanto custa manter o produto parado em vez de vendido. Ele não aparece em uma fatura só, porque fica espalhado no financeiro, nas baixas de inventário e nas vendas perdidas por item errado no lugar errado.

Na prática, um estoque maior do que o necessário aumenta os dois custos ao mesmo tempo: ocupa mais posições no armazém e prende mais capital. Por isso, antes de comparar propostas, vale revisar o tamanho do estoque com as ferramentas de gestão de estoque, como curva ABC e estoque de segurança.

A proposta de um operador logístico costuma dividir o custo de armazenagem em linhas. Cada linha mede uma parte diferente do trabalho, e entender o que cada uma mede é o primeiro passo para saber onde a sua operação vai pesar.

• Espaço ocupado: cobrado por posição-palete (o lugar de um palete na estrutura) ou por metro quadrado. Depende do tipo de estrutura, porque porta-paletes, blocado e estantes aproveitam o espaço de formas diferentes. O post sobre tipos de armazenagem mostra essas estruturas.
• Recebimento e putaway: descarga, conferência de quantidade e nota fiscal e guarda da mercadoria no endereço certo (o putaway). Carga solta no baú dá mais trabalho do que carga paletizada. O passo a passo está no checklist de recebimento no armazém.
• Picking e separação: o trabalho de retirar os itens de cada pedido. Pode ser medido por pedido, por linha do pedido ou por unidade separada.
• Expedição: conferência final, embalagem e carregamento do veículo. Erros aqui geram reentrega, e o custo dela costuma ficar fora da conta inicial. Veja o checklist de expedição.
• Inventário: contagens periódicas para conferir se o físico bate com o sistema. A frequência combinada muda o custo, e a contagem cíclica (por partes, ao longo do mês) é explicada no post de inventário no armazém.
• Serviços de valor agregado: etiquetagem, paletização, kitting (preparação de kits com itens diferentes) e outras tarefas pedidas pelo cliente.

Os formatos de cobrança (por posição, por área, por movimentação ou mistos) estão detalhados no guia sobre cobrança da armazenagem 3PL. Aqui o foco é outro: juntar essas linhas num número que permita comparar operadores.

O jeito mais útil de calcular o custo de armazenagem é transformar todas as linhas da proposta em um custo por unidade de resultado, como custo por pedido expedido ou custo por palete armazenado no mês. Assim, duas propostas com formatos diferentes passam a falar a mesma língua.

Passo a passo

1. Levante o volume de um mês típico: posições ocupadas, paletes recebidos, pedidos expedidos e linhas por pedido.
2. Aplique cada linha da proposta a esse volume, incluindo os serviços extras que a sua operação usa.
3. Some tudo para ter o custo mensal de armazenagem daquele operador.
4. Divida o total pelo número de pedidos expedidos (ou pelas posições ocupadas, se o estoque gira pouco).
5. Repita a conta com o volume do mês de pico.

Exemplo fictício

Exemplo ilustrativo, sem relação com preços reais de nenhum operador. Uma distribuidora ocupa 200 posições, recebe 60 paletes e expede 1.500 pedidos por mês. A proposta A cobra pouco pela posição, mas cobra cada linha separada. A proposta B cobra mais pela posição e inclui a separação de até três linhas por pedido. Se os pedidos dessa empresa têm, em média, seis linhas, a proposta A pode sair mais cara no fim do mês, mesmo parecendo mais barata na primeira linha. Preço por posição baixo com movimentação cara é desconto que só mudou de lugar.

Para ter a visão completa, some a esse resultado uma estimativa do capital parado e das perdas do estoque.

Quem pesquisa preço de armazenagem 3PL costuma comparar só a primeira linha. O correto é colocar as propostas na mesma base. Os pontos abaixo ajudam a encontrar diferenças que não aparecem na primeira página.

• Mesma unidade de medida: se uma proposta cobra por posição-palete e a outra por metro quadrado, converta uma na outra com a sua ocupação real antes de comparar.
• Custo por pedido: compare pelo custo por pedido (ou por palete no mês), somando a estimativa de capital parado.
• Franquias e excedentes: quando a proposta inclui uma quantidade de pedidos ou linhas, confira o valor do que passar dessa franquia.
• Frequência de inventário: quantas contagens estão previstas e quanto custa uma contagem extra pedida pela sua empresa.
• Relatórios e indicadores: pergunte quais números o operador entrega e com que frequência. Acurácia de estoque, prazo de expedição e OTIF (on time in full, o pedido entregue no prazo e completo) estão no post sobre indicadores logísticos do armazém.
• Integração com o transporte: confira se a proposta trata da coleta na origem, do abastecimento do centro de distribuição (CD) e da saída dos pedidos, ou se cada etapa depende de um fornecedor diferente.

As regras de volume mínimo e do que está incluso estão no guia de cobrança da armazenagem 3PL.

Na Nivek, fazemos coleta programada para cargas recorrentes, abastecimento de CD e reforço em picos como a Black Friday, com CT-e (o conhecimento de transporte eletrônico) e MDF-e (o manifesto da viagem) emitidos em todos os embarques. No frete, trabalhamos sem contrato mínimo nem fidelidade. Alinhar o transporte junto com a proposta de armazenagem evita que o custo de um lado apareça como surpresa do outro.

A maior parte das surpresas na fatura do armazém vem de premissas erradas na hora de orçar, e não de cobrança escondida. Os erros mais frequentes são:

• Comparar só a posição em vez do custo por pedido deixa de fora parte do trabalho necessário para expedir.
• Ignorar o custo de estoque deixa capital parado, avaria e vencimento fora da conta.
• Manter estoque inchado ocupando posição aumenta o espaço pago sem melhorar a saída dos pedidos.

Para o mês de pico, vale planejar com antecedência, como mostra o guia de logística para a Black Friday.

Para aplicar o passo a passo, reúna as posições ocupadas, os paletes recebidos, os pedidos expedidos e as linhas por pedido de um mês típico. Levante os mesmos dados para o mês de pico e refaça a conta nessa base.

Os demais dados para solicitar uma proposta estão no guia de cobrança da armazenagem 3PL.

O que entra no custo de armazenagem?

Entram o espaço ocupado (posição-palete ou metro quadrado), o recebimento e a guarda, o picking, a expedição, o inventário e os serviços de valor agregado, como etiquetagem e kitting. Para ver o custo completo, some também o capital parado em estoque.

Como calcular o custo de armazenagem?

Aplique cada linha da proposta ao volume de um mês típico (posições, paletes recebidos, pedidos e linhas), some o total e divida pelo número de pedidos expedidos ou de posições ocupadas. Repita a conta com o volume do mês de pico.

Qual a diferença entre custo de armazenagem e custo de estoque?

O custo de armazenagem é o valor pago para guardar e movimentar a mercadoria. O custo de estoque inclui também o dinheiro parado no produto e as perdas por avaria, vencimento e obsolescência.

O que comparar entre propostas de armazenagem terceirizada?

Compare a unidade de medida, o volume mínimo, o que está incluso, as franquias e excedentes, a frequência de inventário, os relatórios e indicadores entregues e a integração com o transporte. Faça a comparação pelo custo por pedido ou por posição, e não só pela primeira linha.