Lead time na logística: o que é, como medir e como reduzir

Lead time, que pode ser traduzido como tempo total de atendimento, é o intervalo entre o início e o fim de um processo, medido do ponto de vista de quem espera pelo resultado. Na logística, o uso mais comum é o tempo que vai do pedido do cliente até a entrega da mercadoria no destino.

O lead time soma tudo o que acontece no caminho: análise do pedido, separação, conferência, coleta, transporte e descarga. Também entram as filas, como o pedido parado aguardando liberação e o palete que esperou na doca.

Por isso o lead time é diferente do prazo prometido. O prazo é o que foi combinado com o cliente, e o lead time é o que de fato aconteceu, pedido a pedido. Comparar os dois mostra se a promessa é realista.

O mesmo nome serve para trechos diferentes da cadeia. O que muda é o ponto de partida e o ponto de chegada da medição. Antes de comparar números entre áreas ou entre fornecedores, vale confirmar que todos estão medindo o mesmo trecho.

O lead time do pedido engloba os outros. Para quem terceiriza o estoque, os trechos que mais pedem atenção são o de armazenagem e o de entrega. O lead time de reposição, ligado ao fornecedor, está explicado no FAQ.

A conta é simples: lead time é a data e a hora do fim do processo menos a data e a hora do início. O trabalho está em registrar esses momentos sempre do mesmo jeito.

1. Defina o início e o fim. Escolha eventos que ficam registrados no sistema, como "pedido liberado" e "entrega confirmada no canhoto".
2. Registre data e hora de cada etapa. O WMS (sistema de gestão de armazém) normalmente guarda o horário do recebimento, da separação, da conferência e da expedição.
3. Calcule pedido a pedido. Subtraia o início do fim e decida se a conta será em horas corridas ou em horas úteis, mantendo o mesmo critério sempre.
4. Olhe a média e os piores casos. A média esconde os pedidos que atrasam muito. Acompanhe também quantos pedidos passaram do combinado.
5. Separe por etapa. Dividir o total em trechos mostra onde o tempo se acumula.

Veja um exemplo fictício, com datas e horários inventados só para mostrar a conta (não é prazo de nenhum operador). Um pedido é liberado na segunda-feira às 10h. A separação e a conferência terminam na segunda às 15h, mas o pedido só é expedido na terça às 8h. A entrega é confirmada na quarta-feira às 16h.

• Lead time total: de segunda às 10h até quarta às 16h são 54 horas corridas.
• Trecho do armazém: de segunda às 10h até terça às 8h são 22 horas, das quais 5 horas foram de trabalho e 17 horas de espera pela saída.
• Trecho da entrega: de terça às 8h até quarta às 16h são 32 horas.

No exemplo, a maior parte do tempo no armazém foi de espera, e não de separação, algo que só aparece quando o lead time é quebrado em etapas.

Dentro do armazém, o tempo raramente se perde numa etapa só. Ele se acumula em filas pequenas, uma depois da outra:

• Recebimento: carga que chega sem aviso, com nota divergente ou sem identificação fica parada na doca até ser conferida. O guia de recebimento no armazém e conferência mostra como organizar essa etapa.
• Putaway: putaway é a guarda da mercadoria no endereço do estoque depois da conferência. Enquanto a guarda não acontece, o item existe na nota, mas não está disponível para venda nem para separação.
• Separação: o picking, que é a separação dos itens de cada pedido, fica lento quando os produtos de maior saída estão longe da expedição ou quando os pedidos entram em ondas mal dimensionadas.
• Conferência e expedição: a falta de um volume ou uma divergência na saída segura o pedido inteiro. O checklist de expedição no armazém ajuda a evitar esse retrabalho.
• Cut-off: cut-off é o horário limite para o pedido entrar na expedição do dia. O pedido liberado depois desse horário passa para a próxima saída e ganha horas de espera, como no exemplo acima. Veja como definir esse horário no post sobre cut-off de expedição.

Fora do armazém, a janela de recebimento do cliente e a fila para descarregar pesam na última milha (last mile, a etapa final da entrega até o destinatário).

Reduzir o lead time começa por enxergar onde ele está. As ações que mais funcionam atacam as esperas, e não a velocidade das pessoas.

1. Meça por etapa antes de mudar. Sem esse dado, não dá para saber se a mudança funcionou.
2. Avise a chegada das cargas. Mandar a nota fiscal e os dados da carga antes da descarga permite preparar a doca e a conferência.
3. Guarde pelo giro. Itens de maior saída perto da área de separação encurtam o caminho de cada pedido.
4. Libere pedidos completos e no horário. Pedido com endereço incompleto, cadastro errado ou liberado depois do cut-off fica parado no armazém sem que ninguém perceba.
5. Planeje a coleta junto com a expedição. Quando o veículo chega na hora em que a carga fica pronta, a espera na doca diminui.
6. Trate as exceções na hora. Divergência e avaria resolvidas logo evitam que um pedido atrase os outros.

Também ajuda dar visibilidade ao trecho que sai do armazém. Na Nivek, toda carga recebe etiqueta e relatório fotográfico, e o cliente acompanha a viagem por um link de rastreamento. Se acontece algum imprevisto na estrada, avisamos o cliente na hora, sem esconder atraso.

Quem contrata um operador logístico 3PL (empresa que armazena e movimenta o estoque de terceiros) precisa transformar o lead time em regra escrita no SLA, sigla em inglês para acordo de nível de serviço: o documento que diz o que será medido e o que acontece quando a meta falha.

• Marcos de início e fim: deixe claro qual evento abre e qual fecha cada lead time, por exemplo "carga descarregada" e "item disponível no estoque".
• Unidade de medida: combine se a conta é em horas corridas ou úteis, e como ficam fins de semana e feriados.
• Horário de corte: registre o cut-off de cada canal e o que acontece com o pedido liberado depois dele.
• Exceções: carga sem nota, divergência no recebimento e pedido com dados incompletos precisam de regra própria para não distorcer o indicador.
• Relatório e revisão: defina a fonte dos dados, a frequência do relatório e quando as metas serão revistas.

As metas dependem do produto, do volume e da rota, e por isso são definidas na proposta. O artigo sobre SLA de armazém 3PL detalha as cláusulas e os indicadores que valem a pena colocar no contrato.

Qual a diferença entre lead time e prazo de entrega?

O prazo de entrega é a promessa feita ao cliente antes do envio. O lead time é o tempo que realmente passou entre o pedido e a entrega, medido depois. Acompanhar os dois juntos mostra se a promessa está de acordo com a operação e em qual etapa o tempo se perde.

O que é lead time de reposição?

É o tempo entre a decisão de comprar e a chegada da mercadoria no estoque, pronta para uso ou venda. Ele inclui a emissão do pedido de compra, a produção ou separação no fornecedor, o transporte e o recebimento no armazém. Esse número ajuda a definir o ponto de pedido, o nível de estoque em que uma nova compra precisa ser feita.

Como reduzir o lead time sem aumentar o estoque?

O caminho é cortar esperas, e não guardar mais produto. Medir cada etapa, avisar a chegada das cargas, guardar os itens de maior giro perto da separação, liberar pedidos completos antes do cut-off e casar a coleta com a expedição reduzem o tempo total sem mais estoque parado.

A carga tem seguro?

A Nivek trabalha com os seguros RCTR-C, RC-DC e RCV, pela Tokio Marine. Para a mercadoria que fica guardada no armazém, alinhe na proposta de armazenagem como o seguro do estoque é tratado e o que ele cobre.

Lead time e cycle time são a mesma coisa?

Não. O cycle time, ou tempo de ciclo, é o tempo de execução de uma etapa, como separar um pedido. O lead time é o tempo total que o cliente espera, somando todas as etapas e as filas entre elas. Uma separação rápida pode conviver com um lead time longo se o pedido esperar horas pela expedição.