Como fazer cotação de frete: o que informar e como comparar

Quanto mais completo o pedido, mais próximo o preço cotado fica do preço cobrado. Antes de pedir a cotação, reúna estas informações:

• CEP de origem e de destino: definem a distância, a rota e as taxas regionais que podem ser aplicadas.
• Peso real: o peso total da carga já com a embalagem, de preferência pesado e não estimado.
• Medidas e quantidade de volumes: comprimento, largura e altura de cada volume. Elas definem o peso cubado.
• Valor da nota fiscal: base para o cálculo de taxas como o ad valorem e o GRIS.
• Tipo de carga: frágil, de alto valor, com embalagem irregular ou com alguma exigência especial de manuseio.
• Condições de coleta e entrega: horário marcado, restrição de acesso para caminhão, necessidade de ajudante ou de equipamento para descarga.

Também ajuda informar se a carga vai paletizada, se pode ser empilhada e quem vai pagar o frete.

As transportadoras cobram pelo maior valor entre o peso real e o peso cubado. O peso cubado representa o espaço que a carga ocupa no veículo e é calculado multiplicando comprimento, largura e altura, em metros, por um fator de cubagem. No transporte rodoviário é comum usar o fator 300, ou seja, cada metro cúbico equivale a 300 kg para fins de cobrança.

Na prática, uma caixa de 1 m por 1 m por 1 m com 80 kg de peso real é cobrada como se pesasse 300 kg. Já uma peça compacta de 400 kg ocupando o mesmo espaço é cobrada pelo peso real. Cargas leves e volumosas, como espuma, isopor ou móveis desmontados, costumam pagar pelo volume.

Por isso informar as medidas corretas é tão importante quanto informar o peso. Veja em detalhes como a cubagem afeta o frete.

O valor de uma cotação costuma somar várias parcelas. Entender cada uma ajuda a ler a proposta e a comparar transportadoras:

• Frete peso: valor calculado pelo peso, real ou cubado, e pela distância.
• Frete valor (ad valorem): expressão em latim que significa "conforme o valor". É um percentual sobre o valor da nota, ligado ao risco da carga.
• GRIS: sigla de gerenciamento de risco, taxa que cobre os custos de gerenciamento de risco da operação, também calculada sobre o valor da nota.
• Pedágio: na lotação, deve ser antecipado pelo embarcador por meio do vale-pedágio.
• Taxas de entrega: por exemplo, para áreas de difícil acesso, entregas agendadas ou reentrega.
• ICMS: imposto sobre o serviço de transporte, que varia conforme a rota. Veja a diferença entre transporte estadual e interestadual.

Ao receber a proposta, confira quais dessas parcelas já estão incluídas e quais podem ser cobradas à parte.

No fracionado, a sua carga divide o caminhão com a de outros clientes e você paga pelo espaço e pelo peso que usa. É o modelo mais econômico para volumes pequenos e médios, mas a carga pode passar por centros de distribuição e ser manuseada mais vezes ao longo do caminho.

Na lotação, o veículo é exclusivo para a sua carga, que sai da origem direto para o destino. O prazo costuma ser menor, há menos manuseio e o preço precisa respeitar o piso mínimo da ANTT, a agência que regula o transporte terrestre.

A escolha depende do volume, da urgência e da sensibilidade da carga. Quando o volume ocupa boa parte do veículo, a lotação pode sair mais vantajosa do que parece. Veja como escolher entre lotação e fracionado e informe na cotação qual modalidade você prefere, para comparar propostas equivalentes.

Além dos dados da carga, alguns fatores fazem o mesmo frete custar mais ou menos:

• Distância e rota: destinos distantes dos grandes centros, com pouca carga de retorno, costumam custar mais.
• Tipo de carga: cargas frágeis, refrigeradas ou perigosas exigem cuidado, embalagem e equipamento especiais.
• Época do ano: em períodos de safra e de fim de ano, a demanda por caminhões sobe e o frete tende a ficar mais caro.
• Prazo: entregas urgentes ou com hora marcada costumam custar mais.
• Frequência: quem embarca com regularidade consegue negociar condições melhores.

Para empresas que embarcam com muita frequência, vale também comparar o custo de contratar o transporte com o de manter veículos próprios. Veja frota própria ou terceirizada.

Uma dúvida comum é por que o frete cobrado às vezes fica diferente do valor exibido na cotação feita pelo site. Na maioria dos casos, a diferença vem de dados que mudaram entre o pedido e a coleta. Os motivos mais frequentes são:

• peso informado sem a embalagem ou estimado a olho;
• medidas esquecidas ou erradas, o que faz o frete ser recalculado pelo peso cubado;
• quantidade de volumes diferente da informada;
• valor de nota diferente do declarado, o que altera ad valorem e GRIS e afeta o seguro;
• restrições de acesso, horário ou descarga manual que não foram avisadas;
• serviços extras pedidos depois, como ajudante, agendamento ou reentrega;
• indefinição sobre quem paga o frete. Veja CIF ou FOB, siglas em inglês para frete pago pelo remetente ou pelo destinatário.

Conferir esses pontos antes de pedir a cotação evita surpresa na fatura.

Comparar só o frete base leva a escolhas ruins. Use este roteiro:

1. Compare o valor final, com todas as taxas, e não só o frete peso.
2. Confira o prazo porta a porta informado e a partir de quando ele é contado.
3. Verifique os seguros da transportadora. O RCTR-C cobre danos à carga em acidentes, e o RC-DC, obrigatório desde a Lei 14.599/2023, cobre roubo e desaparecimento. Veja o que é seguro de carga.
4. Confirme a regularidade da transportadora, como o RNTRC ativo.
5. Peça a proposta por escrito, com validade, condições de pagamento e o que está incluso.

A mesma lógica de comparar o custo total, e não um item isolado, vale para outros serviços logísticos, como mostra o guia de cobrança da armazenagem 3PL, sigla em inglês para operador logístico terceirizado.